Alguns dos principais pontos
que a CGU levou em conta para considerar empresas Pró-Ética
Recentemente, o Ministério da
Transparência e Controladoria Geral da União (CGU) divulgou os relatórios de
avaliação das empresas que submeteram seus programas de Compliance para
avaliação do órgão com a finalidade de serem consideradas empresas Pró-Ética,
uma iniciativa da CGU que consiste em “fomentar a adoção voluntária de
medidas de integridade pelas empresas, por meio do reconhecimento público daquelas
que, independentemente do porte e do ramo de atuação, mostram-se comprometidas
em implementar medidas voltadas para a prevenção, detecção e remediação de atos
de corrupção e fraude”.
De forma bem resumida, as
empresas fornecem informações e documentos à CGU com relação a medidas de
Compliance adotadas por elas. Ao final do processo, as empresas que atingirem
uma determinada pontuação serão consideradas empresas Pró-Ética, sendo
aclamadas em evento público realizado pelo órgão governamental.
Na última premiação, ocorrida
em dezembro de 2017, em Brasília, a CGU revelou o rol das empresas aprovadas,
assim como os números que demonstraram o crescimento na procura por parte das
empresas em fazer parte da avaliação. Ao todo, 375 empresas se inscreveram, mas
apenas 23 foram aprovadas ao final do processo. Agora, a CGU divulgou o
relatório detalhado de avaliação de cada uma das 23 empresas aprovadas.
Apesar de não ser uma
afirmação de que o Programa de Compliance avaliado é ou não efetivo na prática,
ter seu programa de Compliance aprovado no Pró-Ética é um indicativo de que a
CGU entende que algumas medidas que vêm sendo tomadas são positivas.
Aliás, ter um “Programa de
Compliance Efetivo” virou o lema das empresas que vêm implementando e
aprimorando suas estruturas de Compliance. A Lei Anticorrupção (Lei Federal nº.
12.846/2013) diz que será levada em consideração na aplicação de sanções por
violações ao seu texto “a existência de mecanismos e procedimentos
internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e
a aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta”.
As normas estaduais que vêm
surgindo na esteira da legislação federal adotam a mesma abordagem. Mais
recentemente e, de certa forma, até com uma maior relevância, as legislações
que vêm obrigando as empresas que querem contratar com a administração pública
a ter um programa de Compliance também exigem a avaliação da efetividade do
programa.
Mas, como medir essa
efetividade? Enquanto essa questão no âmbito das novas leis estaduais ainda é
uma incógnita, iniciativas como o Pró-Ética não deixam de ser uma chancela do
órgão federal a respeito das medidas de Compliance adotadas pelas empresas. Por
essa razão, tomamos por base os 5 pilares avaliados nos relatórios de avaliação
do Pró-Ética divulgados pela CGU e que integram os elementos de um programa de
Compliance efetivo (comprometimento da alta administração e compromisso com a
ética; política e procedimentos; comunicação e treinamento; canais de denúncia
e remediação; análise de risco e monitoramento; e transparência e
responsabilidade social), para avaliar algumas das melhores práticas indicadas
pela CGU como efetivas e consideradas positivas para efeito da aprovação no
Pró-Ética.
Este é o primeiro de uma série
de artigos que irá analisar as melhores práticas de cada item informadas pelas
23 empresas aprovadas no Pró-Ética 2017.
Comprometimento da alta
administração e compromisso com a ética:
As empresas participantes do
Pró-Ética tinham 6 perguntas a serem endereçadas com relação a esse tópico,
buscando demonstrar o compromisso da alta administração com o programa de
Compliance. O apoio da alta administração tem um papel fundamental na criação
de uma cultura ética, e não à toa é o primeiro e principal pilar de um programa
de Compliance efetivo.
Por essa razão, as empresas,
buscando a chancela Pró-Ética, precisavam demonstrar à CGU como esse item era
cumprido. As perguntas relacionadas a esse tópico traziam questionamentos
relacionados à maneira como a alta direção demonstrava o comprometimento com
ética e integridade; como a alta direção supervisionava a implementação e a
manutenção do programa de Compliance; uma descrição da área da empresa responsável
pela implementação e manutenção do programa; o valor alocado pela empresa para
implementação e manutenção do programa nos últimos 3 anos; entre outros.
Para tratar das boas práticas
e pontos a serem aprimorados, seguiremos aqui a mesma divisão utilizada pela
CGU no Pró-Ética nos relatórios de avaliação:
Envolvimento da alta
administração com o programa de Compliance:
Pontos que contribuíram
positivamente para a avaliação
Alguns dos pontos indicados
como positivos pela CGU a respeito do envolvimento da alta administração com o
programa de Compliance:
- Reuniões trimestrais integrando a alta
direção, inclusive a presidência da empresa, e o nível gerencial da
empresa para discussão de temas corporativos e Compliance, métricas e
indicadores de treinamentos mandatórios específicos sobre o tema;
- A alta direção acompanha o cumprimento das
avaliações de integridade dos parceiros de negócios da empresa por
intermédio de indicadores e métricas que expressam riscos e vulnerabilidades;
- Utilização de Painel de Controle
(Dashboard) para monitoramento das métricas de Compliance e discussão,
pela Presidência e Diretoria, do desenvolvimento de seus times;
- Realização das reuniões do Comitê de
Integridade, com a participação do presidente, dos diretores das divisões
da empresa, da gerente de Recursos Humanos e outros;
- Encaminhamento das denúncias recebidas,
bimestralmente, ao Comitê Local de Integridade, que tem a competência de
recomendar ações adicionais investigativas, decidir pelas ações
disciplinares a serem aplicadas e estabelecer ações para mitigação de
riscos futuros;
- Programa global de acompanhamento da
implementação do programa de Compliance, por meio do qual, anualmente, é
realizada a prestação de contas da implementação de cada item do programa
de Compliance e eventuais deficiências a serem corrigidas;
- O Conselho de Administração é responsável
por aprovar mudanças relativas ao Código de Conduta, ao Regimento Interno
do Comitê de Ética, bem como aprovar as ações relacionadas ao programa de
Compliance e as normas e políticas internas da companhia;
- Publicações no canal interno de
comunicação de notícias relacionadas ao programa de Compliance da empresa e
sobre a atuação da Gerência Executiva de Governança Corporativa (à qual se
vincula a área de Compliance) inclusive mensagem de sensibilização sobre a
prática de fraude e corrupção no dia-a-dia por ocasião do Dia
Internacional de Combate à Corrupção;
· Resultados
das ações de due diligence de fornecedores realizadas pela área de Compliance
são reportados ao Conselho de Administração;
· Presidente
do Conselho de Administração é um dos administradores da ferramenta de
denúncias da empresa e tem ciência de todas as denúncias reportadas no canal;
· Membros
do Conselho de Administração da companhia recebem, semestralmente, relatório
informando as ações realizadas para o aprimoramento do programa de Compliance;
· Contrato
com escritório de advocacia para auditoria externa dos programas de compliance
e de prevenção de crimes com base na legislação brasileira;
· Participação
da alta administração em treinamentos internos e palestras relacionadas ao
Código de Ética e Conduta da empresa e à Lei Federal nº. 12.846/2013;
· A
empresa informou que a nomeação de seus conselheiros é submetida à análise da
Superintendência de Compliance;
· Em
uma das empresas há procedimentos de aprovação de contratações de alto risco
que demanda aprovação expressa de seu CEO, como a de Business Partners.
·
- Manifestações da alta direção de apoio ao
programa de Compliance e a temas relacionados:
- Mensagens da alta direção da matriz da
empresa no Código de Conduta;
- Participação dos membros da alta direção,
inclusive Presidência das subsidiárias de todos os países da América
Latina, em workshop sobre Liderança Ética e Conflito de Interesses 2016;
- Participação em curso de atualização sobre
responsabilização de executivos em face das leis brasileiras;
- Na internet e também no YouTube, a empresa
mantém vídeos, em português, em que a alta direção da companhia fala sobre
assuntos relacionados ao programa de Compliance;
- Participação da alta direção da empresa em
eventos da Integrity Week 2016, que teve como foco o tema “Vamos Falar de
Comportamento?”
- O presidente da empresa, periodicamente,
reforça a importância do tema integridade na empresa por meio da sua conta
de Twitter e Linkedin e em entrevistas concedidas em diversos jornais de
grande circulação;
- No site da empresa constam quatro vídeos
sobre integridade em que membros da alta direção falam sobre integridade
nos negócios. Participam do vídeo o presidente da empresa, o diretor
jurídico e de Integridade;
- Participação de 3 dos 5 membros do
Conselho de Administração no Compliance Day realizado pela empresa em
2016;
- Foram publicados dois anúncios em jornal
de circulação nacional reforçando o comprometimento com uma atuação
empresarial íntegra;
- O Presidente e o Comitê de Ética e
Integridade expressam o comportamento ético da empresa por meio de
mensagens aos colaboradores que são enviadas por e-mail, bem como por meio
de jornal mensal denominado Compliance Newsletter;
- A empresa disponibilizou na intranet vídeo
com mensagem do Presidente e de Membros do Comitê, tratando de temas
relacionados à ética, e explicitando aspectos de seu Código de Conduta
Ética, do Comitê de Ética e do Canal Externo de Denúncias;
- Envio de carta aos fornecedores convidando
para participação no Pró-Ética 2017, bem como para desenvolverem ou
aprimorarem seus programas de integridade;
- Apoio na participação da empresa em todas
as edições do Pró-Ética desde 2013;
- Divulgação ao público externo do Relatório
Anual Consolidado (RAC), contendo mensagem do presidente do Conselho de
Administração sobre políticas de prevenção à corrupção e à lavagem de
dinheiro e sobre a importância da cultura de riscos disseminada na
empresa;
- Notícias veiculadas na imprensa com manifestação
Presidente sobre a necessidade de estabelecer mecanismos de prevenção nas
operações de lavagem de dinheiro;
- Mensagem do Comitê de Ética e Integridade
reforçando a obrigatoriedade de anuência, por parte dos colaboradores, ao
termo de adesão às Políticas de Integridade Corporativas;
- Divulgação pública da cultura ética da
empresa e disseminação da experiência relacionada à implantação do
programa de Compliance, realizada com o auxílio da área de comunicação,
que se deu pela participação em palestras realizadas em diversos eventos
nacionais e internacionais, além de concessão pelo CEO da empresa de
entrevista à revista da instituição LEC (Legal, Ethics & Compliance).
- Setor responsável pelo programa de
Compliance:
Pontos que contribuíram
positivamente para a avaliação
- Estrutura de Compliance transnacional
integrando Departamento de Compliance global, localizado na matriz, Equipe
de Compliance da América Latina e Comitê de Compliance na subsidiária
brasileira, integrado pelas áreas de Negócios/Manufatura, Recursos
Humanos, Segurança Corporativa, Auditoria, Jurídica e a Líder de
Compliance;
- Na unidade de Compliance para a América
Latina, dois dos quatro membros dedicados estão baseados no Brasil;
- Garantia de acesso irrestrito dos
funcionários de Compliance a qualquer informação e documento da empresa,
inclusive Folha de Pagamento de qualquer funcionário, podendo conduzir
análises sem solicitar autorizações e garantindo confidencialidade do
processo;
- Análises de performance dos funcionários
de Compliance e decisões de carreira, inclusive demissões, feitas pela
matriz nos Estados Unidos;
- Existência de um Comitê Local de
Integridade que funciona bimestralmente e é responsável por deliberar
ações disciplinares, sugerir medidas investigativas adicionais e
recomendar pela adoção de medidas preventivas;
- A área responsável pelo programa de
Compliance no Brasil possui autonomia uma vez que se reporta ao Compliance
Officer regional, que por sua vez reporta-se ao Compliance Officer da
matriz;
- O reporte anual relativo à implementação
do programa de Compliance é feito diretamente pelo Compliance Officer do
Brasil ao Compliance Officer regional, sem qualquer interferência da
administração local;
- O Comitê de Gestão de Riscos e Auditoria é
órgão independente da companhia e tem por objetivo assessorar as decisões
do Conselho de Administração;
- Existe dedicação exclusiva da área de
Gestão de Riscos e Compliance ao programa de integridade;
- As responsabilidades específicas do
Compliance Officer e sua equipe estão bem detalhadas na política de
Compliance; tendo autonomia para desenvolver e implantar os mecanismos
necessários para a evolução e maturidade do programa, entre outros;
- A empresa promoveu aperfeiçoamento no que
se refere à descentralização de responsabilidade pelo acompanhamento do
programa de integridade ao criar em cada filial a figura do Champion, que
é um colaborador da empresa que recebe treinamento para atuar como
representante do Compliance em âmbito local e que se reporta diretamente
ao Comitê de Ética. Além disso, outra empresa informou que sua equipe de
Compliance conta com representantes nos demais setores da empresa como
embaixadores da integridade (Compliance Embassador), que fazem o elo com o
Compliance Officer e o papel de disseminador do tema, os chamados
Champions, nas diversas unidades de negócios das empresas no Brasil;
- Compliance Review Board trimestral em que
o Compliance Officer apresenta o status do programa de Compliance, com
presença obrigatória do CEO, CFO, Compliance Officer Global e General
Counsel.
- Disponibilização de recursos:
Pontos que contribuíram
positivamente para a avaliação
- Gasto médio de R$ 1,0 milhão/ano pelo
Departamento de Compliance da empresa no Brasil para assegurar a implementação
e controle do programa de Compliance em suas fábricas no país, com custos
indiretos (viagens e serviços externos, treinamentos) e diretos (salários)
na média histórica de 10% e 90%, respectivamente;
- Outra empresa encaminhou a relação das
despesas despendidas com o seu programa de Compliance, nos anos de 2014,
2015 e 2016, demonstrando assim, que a empresa vem trabalhando,
anualmente, o tema de integridade. Além disso, para o cálculo do valor
despendido com a implementação do programa de Compliance foram
considerados: os valores com remuneração anual das pessoas que atuam na
implementação de integridade no Brasil; produções da Integrity Week,
traduções de comunicações de Integridade, impressão de material gráfico,
quadros de divulgação e palestras, entre outros. Os custos com despesas de
viagem pertinentes às investigações, bem como as despesas de locomoção dos
funcionários para participação de treinamentos e eventos de Integridade
são contabilizados nos custos da própria área de negócio;
- Os recursos financeiros alocados para as
ações de Compliance nos últimos três anos mantiveram-se praticamente
inalterados (variação média na faixa de 5% a 15%), utilizados para
contratação de consultorias, de ferramentas de pesquisa e de sistema, de
palestrantes, de treinamentos, e de campanhas e eventos de divulgação do
programa de Compliance;
- Pessoal exclusivo e orçamento próprio para
a área de Compliance.
- Participação em ações coletivas
relacionadas à integridade:
Pontos que contribuíram
positivamente para a avaliação
- A matriz é signatária do Pacto Global da
Organização das Nações Unidas;
- A empresa integra grupo de trabalho de
Compliance da Associação de Classe;
- A empresa participa de iniciativas, tais
como: Iniciativa de Parceria Contra Corrupção” (Partnering Against
Corruption Initiative – PACI), United Nations Global Compact; Princípios
Empresariais da Transparência Internacional para Combate ao Suborno; Business
Ethics Leadership Alliance (BELA);
- A empresa integra o Comitê de Compliance e
Gestão de Risco da Câmara Sueca;
- A Compliance Officer do Brasil é membro da
Comissão Permanente de Estudos de Compliance do IASP – Instituto dos
Advogados de São Paulo;
- A empresa é associada ao Instituto Ethos e
participa das reuniões com o Grupo de Trabalho do Pacto Empresarial pela
Integridade e Contra a Corrupção;
- A empresa é membro da Abimip (Associação
Brasileira de Medicamentos Isentos de Prescrição) e da Amcham (Câmara Americana
de Comércio para o Brasil), integrando seus Comitês de Compliance;
- Empresa signatária do Pacto pela Ética,
pela Transparência e pela Boa Governança dos Patrocínios e Doações
Culturais do Fórum Brasileiro pelo Direitos Culturais;
- A empresa é signatária do UniEthos –
Formação e Desenvolvimento da Gestão Socialmente Responsável, e da Patri
Relações Governamentais & Políticas Públicas, e faz parte do Comitê
Brasileiro do Pacto Global da ONU e do World Economic Forum, sendo membro
do Partnering Against Corruption Initiative (PACI);
- A empresa é signatária da Carta de São
Paulo, por meio da Associação Brasileira de Medicina Diagnóstica
(“ABRAMED”), a qual tem como objetivo resgatar a ética e os valores
fundamentais das empresas e do setor de saúde, especificamente, de
medicina diagnóstica;
- A empresa participa do Global Reporting
Iniciative;
- A empresa apoia a Alliance for Integrity,
iniciativa global fomentada por diversas partes interessadas e promovida
pelo setor empresarial visando incentivar transparência e integridade no
sistema econômico para combater a corrupção coletivamente, através dos
setores privado e público e da sociedade civil;
- A empresa, por meio do seu Superintendente
de Compliance, participa do comitê de ética e responsabilidade social da
Associação Brasileira da Infraestrutura e Indústrias de Base – ABDIB;
- Apoio a Câmaras Setoriais como das
Associações de Classe e ABDIB, ajudando a formular códigos de conduta das
associações e auxiliando em seus treinamentos, palestras e eventos de
conscientização no combate à corrupção. Além disso, participou na ação “De
Empresas Para Empresas” (DEPE) conduzida pela Alliance For Integrity
treinando pequenas e médias empresas em todo Brasil nos temas de
integridade.
O debate acerca das vantagens
de se obter a chancela Pró-Ética é bastante vivo, já que algumas empresas
sentem que, uma vez submetidas ao Pró-Ética, terão que se submeter todo ano, já
que ser aprovada em um ano e não tentar ou ser reprovada no ano seguinte pode
passar uma mensagem de enfraquecimento do programa de Compliance.
É inegável, contudo, o papel
relevante de fomento a práticas éticas que o Pró-Ética traz, e a divulgação de
medidas consideradas positivas pelo órgão cria um norte a ser seguido pelas
empresas que querem dar mais efetividade a seu programa de Compliance.
ALESSANDRO DE FRANCESCHI DA
CRUZ – Associado sênior do grupo de Compliance e Investigações de Trench
Rossi Watanabe. Possui experiência na coordenação e condução de investigações
internas de grande porte envolvendo violações a legislações anticorrupção.
Trabalha com o desenvolvimento, revisão e implementação de programas de
compliance, treinamento de diretores e empregados, condução de avaliações de
risco de Compliance e auditorias anticorrupção no contexto de projetos de M&A.
É coordenador da Comissão de Compliance Corporativo do Instituto Brasileiro de
Direito e Ética Empresarial - IBDEE.
MARCELO RAMOS LEITE – Associado do grupo de Compliance e Investigações de Trench Rossi Watanabe. Sua experiência inclui assistência em questões da legislação brasileira anticorrupção e atuação em diversos casos de investigação interna de grande porte, além do desenvolvimento, revisão e implementação de programas de Compliance, condução de avaliações de risco de Compliance e auditorias anticorrupção no contexto de projetos de M&A. Graduado pela Faculdade de Direito da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS).
Com informações do JOTA
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